Metodología para un “offsite” del gabinete

Hace unos días escuché a la presidenta electa de México cuando dijo que reunirá este mes a todo su gabinete, tres o cuatro días, para hacer la planeación integral del gobierno.

Organizar una reunión de planificación y coordinación, fuera de las oficinas, para los miembros del gabinete recientemente nombrados es un paso crucial para establecer el tono y la dirección del nuevo gobierno.

Pero, para lograr resultados extraordinarios en esta colaboración de alto nivel, es esencial una metodología bien estructurada. Estos son algunos de los pasos que sugieren los expertos:

1. Definir objetivos claros:

• Establecer metas: identificar los resultados que se desea lograr en la reunión, como establecer prioridades, definir roles, alinear y fomentar la cohesión del equipo.
• Comunicar la visión: asegurarse de que la visión y los objetivos estratégicos de la presidenta estén claramente articulados y sean comprendidos por todos los miembros del equipo.

2. Preparación previa a la reunión:

• Materiales de lectura previa: distribuir materiales de referencia, incluida la declaración de visión de la presidenta, las prioridades estratégicas y cualquier documento de política relevante.
• Consultas individuales: realizar reuniones individuales con cada miembro del gabinete para comprender sus perspectivas y expectativas.
• Planificación de la agenda: crear una agenda detallada que equilibre las discusiones estratégicas, las actividades de formación de equipos y las sesiones de trabajo en grupo.

3. Facilitar una colaboración eficaz:

• Facilitador profesional: contratar a un facilitador experimentado para que guíe los debates, administre el tiempo y se asegure de que se escuchen todas las voces.
• Actividades para romper el hielo: comenzar con actividades que generen confianza y mejoren la relación entre los miembros.
• Sesiones interactivas: utilizar una combinación de sesiones plenarias, debates en grupos pequeños y talleres para fomentar la participación activa y la diversidad de puntos de vista.

4. Centrarse en la alineación estratégica:

• Análisis FODA: realizar un análisis FODA (fortalezas, oportunidades, debiidades y amenazas) para comprender el entorno actual e identificar las prioridades estratégicas.
• Alineación de la visión y la misión: asegurarse de que todos los debates estén alineados con la visión y la misión generales del nuevo gobierno.
• Aclaración de funciones: definir las funciones y las responsabilidades de cada miembro del gabinete para evitar superposiciones y lagunas.

5. Fomentar la innovación y la resolución de problemas:

• Sesiones de intercambio de ideas: crear un entorno abierto para el intercambio de ideas y el pensamiento innovador.
• Planificación de escenarios: analizar posibles escenarios futuros y desarrollar planes de contingencia.
• Planes de acción: desarrollar planes de acción concretos con plazos claros y responsabilidades (100 días, 1 año, 3 años, 6 años).

6. Crear un equipo cohesionado:

• Actividades de trabajo en equipo: incorporar actividades que fortalezcan las relaciones y generen confianza.
• Protocolos de comunicación: establecer protocolos de comunicación claros y procesos de toma de decisiones.
• Resolución de conflictos: desarrollar estrategias para gestionar y resolver conflictos de forma constructiva.

7. Seguimiento y rendición de cuentas:

• Documento de resumen: preparar un documento de resumen que recoja las decisiones clave, los planes de acción y las responsabilidades.
• Controles periódicos: programar reuniones de seguimiento periódicas para revisar el progreso y ajustar los planes según sea necesario.
• Métricas de rendimiento: establecer métricas de rendimiento para supervisar el progreso y garantizar la rendición de cuentas.

8. Logística y entorno:

• Selección del lugar: elegir un lugar que sea propicio para trabajar concentrados y libres de distracciones externas.
• Tecnología y herramientas: garantizar la disponibilidad de la tecnología y las herramientas necesarias para una colaboración eficaz.
• Comodidad: ofrecer servicios que garanticen la comodidad y el bienestar de los participantes, incluidos alojamiento y comidas.

Al seguir esta metodología, la presidenta y los miembros del gabinete recién nombrados pueden establecer el tono y la dirección de un nuevo gobierno, alinear eficazmente sus esfuerzos, establecer una dirección estratégica clara y formar un equipo cohesionado capaz de lograr resultados extraordinarios.

Creo que los participantes de un “offsite” del gabinete esperarían:

1. Establecer una visión clara y convincente:

• Creación de una visión compartida: facilitar un proceso colaborativo donde los miembros del gabinete creen en conjunto una visión compartida para la nación.
• Identificación de prioridades clave: definir claramente las diez prioridades principales del gobierno.
• Alineación de objetivos estratégicos: asegurarse de que todos los miembros del gabinete comprendan cómo sus carteras contribuyen a la visión y las prioridades generales y de los demás.

2. Profundizar en los desafíos y las oportunidades:

• Análisis integral: llevar a cabo debates en profundidad sobre los desafíos más urgentes y las oportunidades emergentes de la nación.
• Perspectivas basadas en datos: utilizar datos y análisis para informar los debates y la toma de decisiones.
• Colaboración intersecretarial: fomentar el diálogo abierto y el intercambio de ideas entre las diferentes secretarías.

3. Resolver problemas y tomar decisiones colaborativas:

• a) Talleres de “Design Thinking”: emplear metodologías de “Design Thinking” para generar soluciones innovadoras.
• b) Creación de consenso: facilitar debates abiertos y honestos para llegar a un consenso sobre decisiones clave.
• c) Claridad de roles y responsabilidad: definir claramente los roles y las responsabilidades de cada miembro del gabinete.

4. Formar equipos y desarrollar una cultura del equipo:

• Confianza y desarrollo de relaciones: crear oportunidades para interacciones informales y desarrollo de relaciones.
• Valores y normas compartidos: establecer una base sólida de valores compartidos y normas colaborativas.
• Diversidad e inclusión: fomentar una cultura de inclusión y respeto por las perspectivas diversas.

5. Desarrollar una estrategia de comunicación:

• Mensaje unificado: desarrollar una estrategia de comunicación clara y coherente para la administración.
• Identificación de mensajes clave: identificar los mensajes clave que se comunicarán al público.
• Capacitación en medios: brindar capacitación a los miembros del gabinete para sus relaciones con los medios.

6. Evaluar y retroalimentar:

• Métricas de desempeño: establecer métricas de desempeño claras para medir el progreso hacia las metas.
• Controles periódicos: programar reuniones de seguimiento periódicas para evaluar el progreso y realizar ajustes.
• Ciclo de retroalimentación abierto: crear una cultura de retroalimentación abierta y mejora continua.

Puede resultar abrumador iniciar una responsabilidad como miembro del gabinete.

Hace algunos años leí las guías que elaboró el “Institute for Government” del Reino Unido para que los miembros del gabinete hagan bien su trabajo y sean eficaces.

Aquí un resumen de algunas de las ideas que podrían aplicarse para el caso mexicano.

Cada secretario tiene que:

1. Construir su equipo con los mejores. Puede delegar tanto como le resulte cómodo, pero mantener siempre abierta su puerta a la comunicación permanente con los colaboradores. Además, debe decidir en una etapa temprana cómo quiere trabajar con su equipo.
2. Ponerse al día en el área de políticas de la que será responsable. Leer todos los informes que le preparen antes de sumergirse directamente en los detalles y en las decisiones; comprender las realidades cotidianas de ser secretario.
3. Definir pronto sus prioridades y comunicarlas a sus colaboradores. Probablemente no tendrá un control total sobre ellas: puede recibir una orden de la presidenta, o heredar proyectos de su predecesor.
4. Tomar decisiones oportunas. La maquinaria gubernamental depende de que los secretarios tomen una gran cantidad de decisiones todos los días. El retraso, o las decisiones lentas, pueden complicar las cosas. Si desea más información antes de tomar una decisión, solicítela, pero asegúrese de no retrasarla indefinidamente.
5. Fomentar el trabajo en equipo y apertura. Determine qué tareas se siente cómodo delegando a los funcionarios, pero capacítelos para que las cumplan. Déjeles en claro que no pueden presentar sólo un conjunto limitado de alternativas; que espera que evalúen todas las opciones, y que no intenten anticipar sus preferencias.
6. Alentar a los funcionarios a que le informen. Debe saber con anticipación sobre cualquier problema o riesgo potencial para la implementación de sus políticas. Pero tenga cuidado de no matar al mensajero: es mejor abordar un problema antes que después.
7. Definir su estilo de trabajo. ¿Le gusta mucho material escrito o prefiere las reuniones para discutir una decisión? ¿Quiere que haya muchas personas en las reuniones o sólo un grupo pequeño? Piense en su estilo de trabajo preferido y explíquelo.
8. Poner atención a la implementación. Tomar una decisión es sólo el comienzo del proceso. Tiene que participar en el seguimiento de cómo se está implementando. ¿Quiere actualizaciones de progreso semanalmente, mensualmente o en algún otro intervalo?